5 tips voor een efficiënte financiële administratie/boekhouding

door Konstantijn Mikes
05 feb 2019

Is jouw bedrijf ook veel tijd kwijt met het bijhouden van de administratie/ boekhouding? Of zijn er vaak problemen bij last-minute financiële werkzaamheden? Grote kans dat je met enkele simpele wijzigingen véél efficiënter je administratie kan doen. Bij Speedbooks Rapportage Software is dit natuurlijk ons werk en wij delen dan ook graag 5 tips om je administratie efficiënter te maken en te houden!

1. Structureer je werkwijze met een vaste planning

Toegegeven, deze eerste tip is een beetje een cliché. Toch mag het belang van een vaste, gestructureerde aanpak niet onderschat worden. Door terugkerende werkzaamheden zoals de btw-aangifte op vaste momenten uit te voeren, voorkom je dat belangrijke werkzaamheden vergeten worden of op het laatste moment nog moeten worden uitgevoerd.

Het grote voordeel? Door al je werkzaamheden in te plannen weet je zeker dat je eraan toekomt. Geen gedoe met het te laat betalen van facturen, overmaken van lonen of inkopen van voorraad. Door ruim van tevoren het werk in te plannen heb je ook nooit meer stress door deadlines.

2. Automatiseer je administratie: werk met online tools

Elke maand opnieuw je cijfers of afboekingen noteren is enorm veel werk en bovendien is hierin veel ruimte voor fouten. Door gebruik te maken van een online boekhoudsysteem en/of rapportagetool bespaar je ontzettend veel tijd en frustratie. Eigenlijk is een maandelijks abonnement op een online systeem altijd goedkoper dan de uren die je eraan kwijt bent om het handmatig te doen. Bovendien hou je meer tijd over voor het contact met je klant.

Voor een compleet overzicht van alle boekhoudprogramma’s die er zijn: neem je een kijkje bij onze lijst programma’s die gekoppeld kunnen worden aan Speedbooks

3. Vraag om digitale facturen

Hoewel digitaal factureren al steeds meer de standaard is zijn er nog genoeg bedrijven die de factuur in print versturen. Door jouw klanten expliciet te vragen of het mogelijk is dat de factuur digitaal verstuurd kan worden wordt het veel makkelijker om je administratie bij te houden. Naast dit kunnen de facturen op één plek online bewaard worden en bij voorkeur in één programma.

4. Verwerk nieuwe mutaties/bonnetjes zo snel mogelijk

Nieuwe voorraad gekocht of een onderdeel van een machine laten vervangen? Schrijf het gelijk (het liefst digitaal) op zodat je zeker weet dat je dit meeneemt in de administratie. Door dit bij te houden is het meteen duidelijk dat je geen inkomsten/uitgaven overslaat in je maandoverzicht.

5. Meten = weten, analyseer je cijfers!

Voor veel bedrijven is de boekhouding nog een kwestie van “crediteuren/debiteuren verwerken”. Zonde, want met een goed georganiseerde boekhouding kan je nog veel meer dan je winst & btw-afgifte berekenen. Hoeveel geef je bijvoorbeeld uit aan benzine elke maand? En staan de promotiekosten wel in verhouding tot je omzet? Dat zijn enkele simpele voorbeelden van zaken waar veel bedrijven marge laten liggen.

Door dit te doen middels een rapportage-tool als Speedbooks kan je verregaande analyses maken van je financiën om te zien waar de marge voor jouw bedrijf ligt.

Deel deze informatie:

Meer dan 2500 tevreden gebruikers.

"Ik kan mij richten op onze kerntaak: transport!"

Joost van der Valk
Van Der Valk Transport B.V.

Bekijk meer referenties
Geschikt voor élk boekhoudpakket, zoals:
Bekijk alle pakketten