Financiële rapportages, een ‘must do’ gedurende het hele jaar

Het is nuttig om up to date financiële gegevens uit voorgaande jaren te hebben om trends en patronen in je onderneming en de financiën te begrijpen. Deze historische gegevens kunnen dienen als basis voor het opstellen van een realistische begroting.

Ook de input vanuit de organisatie qua ambities en realistische verwachtingen vormen de basis voor (prestatie-) afspraken tussen bestuurders (en aandeelhouders), de directie en het management. 

Om als bestuurder te kunnen (bij-) sturen heb je gedurende het boekjaar goed inzicht nodig in hoe en of de doelstellingen uit het jaarplan worden gehaald. Vandaar dat er na of naast de planningen een controlecyclus wordt gehanteerd.

Zoals bij stap 1. gesteld begint de cyclus met een plan en een financiële begroting. Door verscheidene prognoses te maken op basis van eerdere jaren en verwachtingen stel je, naast de te behalen prestaties, ook de budgetten voor de afdelingen op.

Het is belangrijk om belanghebbenden, zoals het managementteam, investeerders en kredietverstrekkers, te betrekken bij het opstellen van de plannen en de begroting. Hun input en feedback kunnen waardevol zijn om de flexibiliteit en nauwkeurigheid en geloofwaardigheid van de plannen te verbeteren.

Een prognose en/of forecast is een voorspelling gebaseerd op je huidige resultaten en reële verwachtingen. Het woord verwijst naar een schatting van toekomstige gebeurtenissen, resultaten, trends of ontwikkelingen op basis van beschikbare informatie en analyse.

Het is een poging om te anticiperen op wat er in de toekomst kan gebeuren op basis van de huidige omstandigheden en bekende factoren.

Bepaal eerst de doelstellingen van de financiële prognose. Wat wil je bereiken met de prognose? Wil je inzicht krijgen in de toekomstige inkomsten, kosten, winstgevendheid of kasstroom? De doelstellingen bepalen de focus van de prognose.

Verzamel alle relevante gegevens die nodig zijn voor het opstellen van de gewenste prognose, zoals historische financiële gegevens, verkoopcijfers, kosteninformatie, marktonderzoek, economische gegevens en andere relevante informatie.

Een financiële prognose is geen statisch document. Het is belangrijk om de prognose regelmatig te bewaken en te herzien, vooral als de werkelijke resultaten afwijken van de prognose. Dit stelt je in staat om tijdig aanpassingen te maken en je prognose te verbeteren naarmate er meer actuele informatie beschikbaar komt.

De maandelijkse rapportage is bedoeld voor intern gebruik om de bestuurder of directie mee te informeren over hoe het gaat qua omzet en uitgaven, zodat deze actuele cijfers kunnen worden vergeleken met de begroting.

Door maandelijks dit rapport op te stellen kun je vlot anticiperen op verandering, bijvoorbeeld gerichte stappen nemen bij tegenvallende resultaten of naar aanleiding van kansen die zich plotseling voordoen. 

In het bedrijfsleven wordt een kwartaal vaak aangeduid met ‘Q', bijvoorbeeld Q1 voor het eerste kwartaal. Het opmaken van tussentijdse financiële cijfers is een must om gedurende een loopjaar de bedrijfsontwikkelingen te volgen.

De meest voorkomende kwartaalcijfers worden gepubliceerd voor het eerste, tweede en derde kwartaal, en het vierde kwartaal wordt vaak gecombineerd met het jaarlijkse jaarrapport. Kwartaalcijfers bevatten gewoonlijk informatie over de omzet, winst, kosten, kasstromen en andere financiële indicatoren van het bedrijf gedurende dat specifieke kwartaal.

Daarnaast wordt ook meestal het half jaar afgesloten met de zogenaamde halfjaarcijfers. Dat zijn financiële rapporten die de prestaties van een bedrijf over de eerste zes maanden van het boekjaar weergeven. Ze worden vaak gepubliceerd halverwege het boekjaar, meestal na het tweede kwartaal.

Halfjaarcijfers bevatten informatie over de financiële resultaten van het bedrijf gedurende die periode, vergelijkbaar met kwartaalcijfers. Ze bieden belanghebbenden een tussenliggende update over de financiële prestaties van het bedrijf voordat het jaarlijkse jaarrapport wordt gepubliceerd.

Met het maken van prognoses en liquiditeitsbegrotingen kun je inschatten wat er staat te gebeuren, zodat je daar tijdig op kunt anticiperen en naar aanleiding daarvan je plannen aanpassen.

Stel verscheidene scenario's op en zie het effect op de financiële cijfers via liquiditeitsprognoses en exploitatiebegrotingen op basis daarvan.

Jaarrapport of jaarrekening of jaarverslag? Sinds 2015 spreekt de wet van een bestuursverslag in plaats van een jaarverslag, omdat het verslag van het bestuur afkomstig is. Het bestaat uit een jaarverslag met een jaarrekening.

Het jaarverslag moet (vaak) aan wettelijke vereisten voldoen en wordt gebruikt om verantwoording af te leggen aan de zogenaamde stakeholders, zoals aandeelhouders, investeerders en toezichthouders. Het geeft ze direct inzicht in de gezondheid en prestaties van de organisatie.

En we beginnen weer van voren af aan, vandaar het woord cyclus. Het besturen van een organisatie is een continu proces. Plannen maken, actuele data controleren over een bepaalde periode, bijstellen en ... halen! Of niet natuurlijk.

In elk geval moet je dus het hele jaar door periodiek rapportages van je financiële positie maken om de fouten van voorgaande periodes en/of een afgeronde periode te ontdekken en te herstellen of de successen verder uit te breiden.