Belang van jaarrekening en jaarverantwoording in de zorgsector

Zorginstellingen hebben een verantwoordelijkheid naar hun stakeholders, waaronder patiënten, medewerkers, financiers en de samenleving als geheel. Deze regelgeving heeft tot doel de integriteit en de kwaliteit van de zorgsector te waarborgen, evenals het voorkomen van misbruik en fraude met publieke middelen.

Alle zorginstellingen die onder de WTZI (Wet Toelating Zorg Instellingen) vallen, en dus met publieke middelen werken, moeten jaarlijks een jaarrekening opstellen en publiceren. Dit zijn bijvoorbeeld ziekenhuizen, verpleeghuizen, thuiszorgorganisaties en andere zorginstellingen.

De Wet Toetreding Zorg Aanbieders (WTZA) regelt de eisen waaraan zorgaanbieders moeten voldoen om te kunnen toetreden tot de Nederlandse zorgmarkt. Het geeft richtlijnen voor de rechtsvormen, de bestuursstructuur, financiële eisen en een verplicht kwaliteitsplan.

De Aanpassingswet Wet Toetreding Zorg Aanbieders (AWTZA) is op 1 januari 2022 in werking getreden en regelt de aspecten die voortkomen uit de invoering van de WTZA. Het geeft praktische kaders om meer professionele bedrijfsvoering te forceren en meer transparantie in de zorgsector te scheppen.

Voor de jaarrekeningen gelden de zogenaamde RJ655-richtlijnen, opgesteld door de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ). Ze bevatten voorschriften en aanbevelingen voor de opstelling van de jaarrekening.

De naam van het betreffende RJ-hoofdstuk 655 is veranderd. Voorheen werd gesproken van richtlijnen voor 'Zorginstellingen’, maar door de nieuwe WMG-wet (Regeling openbare jaarverantwoording WMG) nu van ‘Zorgaanbieders, jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen’.

De jaarrekening van een zorginstelling bestaat over het algemeen (minstens) uit

• de balans

• de winst-en-verliesrekening

• het kasstroomoverzicht

De stukken worden altijd voorzien van een toelichting.

Naast de algemene vereisten voor jaarrekeningen uit de RJ655 moeten zorginstellingen informatie verstrekken en dus verantwoorden over de geleverde zorg, subsidies, personeelskosten, vastgoed, investeringen in medische apparatuur en andere relevante aspecten van de bedrijfsvoering.

Stap 1. Verzamel alle benodigde financiële gegevens over het afgelopen boekjaar.

Stap 2. Volg de richtlijnen en voorschriften van de RJ en andere relevante wet- en regelgeving om de jaarrekening op te stellen.

Stap 3. Geef context en uitleg bij de gepresenteerde cijfers, belangrijke gebeurtenissen en transacties die van invloed zijn op de financiële positie.

Stap 4. Laat de jaarrekening controleren door de accountant voor de wettelijk verplichte accountantsverklaring.

Stap 5. Presenteer de jaarrekening ter goedkeuring aan het bestuur en toezichthouders en deponeer cq. publiceer deze vervolgens op tijd bij de relevante instanties.

De jaarrekeningen van zorginstellingen worden over het algemeen opgesteld door de financiële afdeling van de zorginstelling, eventueel ondersteund door de accountant of financiële adviseur met kennis van de geldende regelgeving en richtlijnen.

Na het verzamelen van alle relevante financiële gegevens, zoals inkomsten, uitgaven, activa en passiva, verwerken zij die data tot de jaarrekening, bestaande uit de balans, de winst-en-verliesrekening, het kasstroomoverzicht en de toelichtingen.

Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken van de zorginstelling en daar hoort ook het waarborgen van een transparante en nauwkeurige jaarverslaggeving bij. Zij moeten er voor zorgen dat de jaarrekening aan alle relevante wet- en (RJ-)regelgeving voldoet en aan de eisen van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA).

Interne toezichthouders, zoals de Raad van Toezicht (RvT) of Raad van Commissarissen (RvC) zijn vaak betrokken bij het selecteren van de externe accountant die de jaarrekening moet controleren en ze beoordelen ook de uitkomsten van die audit. Als alles akkoord is keuren zij de jaarrekening officieel goed en is de jaarrekening gereed voor publicatie.

Een cliëntenraad is verplicht voor alle zorginstellingen die vallen onder de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). Dat zijn onder meer instellingen waar patiënten verblijven, zoals hospitalen en verzorgingstehuizen, en organisaties die langdurige zorg verlenen, zoals een thuiszorgorganisatie. Cliëntenraden worden ten bate van de transparantie vaak betrokken bij het beoordelen van de jaarrekeningen.

Cliëntenraden wordt vaak om feedback en input gevraagd bij zaken die direct van invloed zijn op de zorgverlening aan cliënten. Zoals inzake investeringen in nieuwe apparatuur, uitbreiding van diensten, of verbeteringen aan de faciliteiten. De jaarrekening van een afgelopen boekjaar en de plannen voor een aanstaand boekjaar worden zeker beïnvloed door de aanbevelingen van cliëntenraden.

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) bewaakt de kwaliteit van de zorgaanbieders. De Nederlandse Zorg Autoriteit (NZA) bewaakt de naleving van de financiële jaarverantwoording zoals boven omschreven (NZA-toezicht). Ze geven voorlichting, trainingen en ondersteuning als daar behoefte aan is.

Zorginstellingen zijn verplicht om hun jaarrekeningen elk jaar en op tijd te deponeren bij de KvK (Kamer van Koophandel). vandaag de dag gaat dat digitaal via een veilige online verbinding: SBR (Standaard Business Reporting). De jaarrekeningen zijn daarna voor iedereen toegankelijk.

Vanwege de transparantie publiceren organisaties de jaarrekening vaak op hun eigen website. Soms wordt de jaarrekening door overheidsinstanties gevraagd, zoals door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en voor het eerder genoemde NZA-toezicht, en gepubliceerd op hun websites.

Zorginstellingen en andere zorgaanbieders die met publiek geld werken, zoals subsidies, persoonsgebonden budgetten, vergoedingen uit ziekte(kosten)wetten, zoals de Zorgverzekeringswet en de Wet langdurige zorg, moeten dit verantwoorden aan de financiers van die gelden, namelijk de maatschappij cq. de samenleving. Daarom geldt voor aanbieders van zorg vanuit de Zorgverzekeringswet of de Wet langdurige zorg een jaarverslagplicht.

Omdat met geld van de samenleving wordt gewerkt, is het belangrijk dat diezelfde samenleving kan controleren wat ermee gebeurt. Op een transparante manier moet er daarom inzicht gegeven worden in de financiële positie en prestaties van de zorginstellingen en overige zorgaanbieders aan belanghebbenden, waaronder patiënten, overheden en financiers.

Zorginstellingen gebruiken financiële rapportages om beslissingen te nemen over budgettering, investeringen, personeelsbeleid en strategische planning. Door regelmatig financiële rapportages te analyseren, kunnen zorginstellingen potentiële financiële risico's identificeren en proactief maatregelen nemen om deze risico's te beheersen. Door inzicht te krijgen in hun financiële positie en prestaties, kunnen ze beter geïnformeerde beslissingen nemen die de efficiëntie en effectiviteit van de zorg verbeteren.

Jaarrekeningen en jaarverslagen kunnen belangrijk zijn bij het aangaan van partnerschappen met andere zorginstellingen of organisaties. Betrouwbare financiële rapportages kunnen het gemakkelijker maken om financiering te verkrijgen tegen gunstige voorwaarden.

Belanghebbenden zoals patiënten, medewerkers, leveranciers en lokale gemeenschappen worden via een jaarverslag met jaarrekening en toelichting betrokken bij de zorginstellingen in hun leefomgeving. Een transparant jaarverslag dat inzicht geeft in de algehele (financiële) prestaties en impact van de zorginstelling op zijn omgeving geeft vertrouwen en waarborgt deze.

Het opstellen van een jaarverslag met jaarrekening voor de zorgsector vraagt kennis van en ervaring met de specifieke (RJ-) regelgeving.

Bij de bracheorganisaties binnen de zorg is vaak ondersteuning en advies en andere hulp bij financiële rapportage beschikbaar.

Gespecialiseerde accountantskantoren en financieel en/of juridisch adviseurs kunnen adviseren over boekhoudkundige vraagstukken en zorgen voor een correcte financiële verslaglegging.

Tot slot zijn specifieke softwarepakketten beschikbaar die zijn afgestemd op de zorgsector en op het correct opstellen van jaarrekeningen.