- Home
- Kennisbank
- Blogs
- Big data basis voor samenwerking en besluitvorming
Big data basis voor samenwerking en besluitvorming
Hoe is een onderneming opgebouwd
Elke onderneming bestaat uit afdelingen, die samen en gezamenlijk werken aan het einddoel en/of product van de onderneming.
Dat betekent ook dat er diverse lagen van besluitvormend management (nodig) zijn.
En een overkoepelende leiding of bestuur die daar weer controle op houdt.
Vertrekpunt opstellen
Een begroting is een financieel businessplan dat wordt opgesteld om de verwachte inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode, meestal een jaar, te plannen en te beheren.
In de begroting geef je aan wat je verwacht, een prognose dus als het ware, maar omschrijf je tevens welke middelen je nodig hebt om de verwachte resultaten en doelstellingen te behalen.
Invloeden beïnvloeden
Informatie over de markt, concurrenten en trends in de branche is belangrijk om de vraag naar producten of diensten te begrijpen en realistische verkoopprognoses te maken.
Factoren zoals rentetarieven, inflatie, wisselkoersen en economische groei kunnen van invloed zijn op de financiële prestaties van een bedrijf, dus het is belangrijk om rekening te houden met deze externe factoren bij het opstellen van een beleidsplan.
Prestatieafspraken maken
Ook de input vanuit de organisatie qua ambities en realistische verwachtingen vormen de basis voor (prestatie-) afspraken tussen bestuurders (en aandeelhouders), de directie en het management.
Kaders bepalen
Meestentijds worden budgetten opgesteld voor (managers van) afdelingen, zodat zij een financieel kader hebben, waarbinnen zij zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Bijvoorbeeld om ergens in te investeren of te spenderen aan reclame en marketing.
Door verscheidene prognoses te maken op basis van eerdere jaren en verwachtingen stel je, naast de te behalen prestaties, ook de budgetten voor de afdelingen op.
Controle is beter
Om als bestuurder te kunnen (bij-) sturen heb je gedurende het boekjaar goed inzicht nodig in hoe en of de doelstellingen uit het jaarplan worden gehaald.
Vandaar dat er na of naast de planningen een controleproces wordt ingesteld.
Tussentijdse rapportages
De tussentijdse-, vaak maandelijkse rapportage is bedoeld voor intern gebruik om de directie en bestuur mee te informeren over hoe het gaat qua omzet en uitgaven, zodat deze actuele cijfers kunnen worden vergeleken met de begroting. Later meer daarover.
Big data basis voor besluitvorming
In een data-gedreven wereld is het voor een managementteam cruciaal om altijd toegang te hebben tot de meest recente gegevens over de financiële performance van het bedrijf.
Realtime financiële monitoring maakt het mogelijk om inefficiënties en onnodige kosten snel op te sporen en te elimineren, waardoor de winstgevendheid wordt gemaximaliseerd.
Continue toegang tot actuele financiële prestaties is essentieel voor een effectief, wendbaar en toekomstbestendig management.
Bedreigingen en kansen
Door maandelijks dit rapport op te stellen kun je vlot anticiperen op verandering, bijvoorbeeld gerichte stappen nemen bij tegenvallende resultaten of naar aanleiding van kansen die zich plotseling voordoen.
Geld in kas
Alleen zo heb je op de juiste wijze onder controle dat er voldoende liquiditeit is, dus geld ‘in de kassa' zit om aan alle lopende verplichtingen te kunnen voldoen en dat je op de lange termijn winst maakt.
Voldoende liquiditeit is essentieel voor de financiële stabiliteit, groei en veerkracht van een bedrijf.
Stabiliteit voor functioneren
Liquiditeit zorgt ervoor dat een bedrijf dagelijkse operationele kosten kan dekken, zoals lonen, huur, leveranciersbetalingen en nutsvoorzieningen.
Het stelt het bedrijf in staat om stabiel en soepel te blijven functioneren, risico's te beheren en kansen te benutten, wat bijdraagt aan het lange termijn-succes ervan.
Geen ingewikkelde spreadsheets meer
Het voorbereiden van een overzicht van de financiële gegevens is tijdrovend en wordt veelal nog in spreadsheets gedaan. Maar het bouwen en vullen van spreadsheets is foutgevoelig, en versiebeheer is lastig.
Maak in plaats daarvan een concrete heldere samenvatting en presentatie van de juiste managementinformatie in een managementrapportage.
Tijdbesparing is winst
Gemiddeld is een financieel manager of CFO zo'n 4-8 uur bezig met het opstellen van zelf samengestelde maandelijkse financiële rapportages voor zijn MT.
Bij diepgaandere analyses (Prognoses, Scenario's) kan dit gemakkelijk oplopen tot 12-20 uur.
Slimme rapportagesoftware kan de tijd die nodig is om rapportages te maken radicaal terugbrengen van vele uren naar een aantal minuten. De bespaarde tijd kan anders cq. beter gebruikt worden.
Management-overleg Vergaderstuk
De managementrapportage dient zo ook als voornaam vergaderstuk voor afdelingsoverleg, MT-overleg en directieoverleg.
Het is daarom belangrijk dat alle relevante informatie up to date is en duidelijk uit te leggen en te presenteren.
Omdat de deelnemers al op de hoogte te zijn van de huidige status van verschillende bedrijfsaspecten en de belangrijkste discussiepunten, kan er efficiënt worden vergaderd en besluiten worden genomen.
De controle over het nu
Een managementrapport kan ook dienen als basis voor 'gezonde' discussie tijdens de vergadering en voor het uitwisselen van ideeën en inzichten over trends, kansen en bedreigingen.
Daarnaast heb je een ritme ('cadence') nodig om met je collega's uit het MT te sparren over de financiële cijfers.
Gebruikelijk is een update minstens 1x per maand, en op kwartaal- en jaarbasis ga je echt de diepte in met een uitgebreidere analyse.
Wat staat er in een managementrapportage
Beperk het rapport tot de essentiële, relevante informatie en de belangrijkste aandachtspunten, een duidelijke structuur en maak daarbij gebruik van grafieken, diagrammen en andere visuele elementen. Grafieken maken trends, verhoudingen en patronen snel herkenbaar.
Geef tenslotte geen uitgebreid verslag maar een bondige toelichting op de behaalde resultaten en prestaties, de oorzaken, eventuele externe bronnen en de mogelijke implicaties voor de organisatie.
Intelligente Besluitvorming
Bedrijfs- en afdelingsleiders en managers kunnen periodieke financiële gegevens gebruiken om (gezamenlijk) beslissingen te nemen over kostenbesparingen, investeringen, personeelsbeheer en andere strategische kwesties op de middellange termijn.
Intelligent Forecasting op basis van scenario's kan worden voorbereid als input voor management meetings, zogenaamde "wat als" scenario’s. Waardoor het in deze meetings gaat over de scenario's, niet over het presenteren en begrijpen van de rapportages.
Sturen op kengetallen
Managementrapporten bevatten bijna altijd KPI's, de zogenaamde:
Key Performance Indicators of Kritieke Prestatie Indicatoren.
De belangrijkste Kern Prestatie Indicatoren, die tevens de belangrijkste meetbare prestaties van de organisatie weergeven zijn onder andere de omzet, winstgevendheid en de efficiëntie van bedrijfsprocessen.
Wat is een KPI Dashboard
Het continu beschikbaar hebben van financiële gegevens in dashboards voor het MT zorgt voor beter inzicht in investeringsmogelijkheden of beperkingen.
Professionele rapportage software biedt zo’n dashboard, die je zelf kunt samenstellen met widgets om de gewenste KPI’s altijd bij de hand te hebben.
Op de PC, tablet en mobiel via een APP, 24/7, waar ook ter wereld.
Het stopt nooit
In de praktijk maak je dus eigenlijk het hele jaar door de tussenstand van de financiële situatie op in de vorm van tussentijdse cijfers, een maand rapport, een kwartaal- of Q 1,2,3 of 4-rapportage, een halfjaarrapportage of tussentijdse jaarrekening (met tussentijdse winst en verliesrekening).
En uiteindelijk na afloop van het boekjaar natuurlijk de financiële jaarrapportage of jaarrekening (gecontroleerd door een accountant).
Managementrapporten als communicatiemiddel
Ze helpen bij het verspreiden van belangrijke cijfers en essentiële zaken naar verschillende afdelingen en niveaus van het management.
- Topmanagement: De hoogste leidinggevenden binnen een organisatie, zoals de CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer), COO (Chief Operating Officer).
- Raad van bestuur: De Raad van Bestuur of Commissarissen die toezicht houden op de gang van zaken.
- Middenmanagement: Managers die verantwoordelijk zijn voor specifieke afdelingen en/of projecten binnen de organisatie.
- Interne belanghebbenden: Medewerkers binnen de organisatie die betrokken zijn bij strategische planning, uitvoering en monitoring van doelstellingen.
- Externe belanghebbenden: Ter informatie van investeerders, aandeelhouders, regelgevende instanties of partners.
Altijd aan staan
Continu de vinger aan de pols houden door middel van periodieke (financiële) managementrapportages maakt het mogelijk strategieën aan te passen aan veranderende omstandigheden en marktomstandigheden.
Het gehele management van de organisatie blijft zo scherp en alert.
Rapportages in een handomdraai
Gebruik moderne tools en technologieën, zoals de professionele rapportagesoftware van Speedbooks, voor gegevensanalyse en het rapporteren, om het proces efficiënter te maken.
Daarmee zorg je ervoor dat een rapport aan de verwachtingen van degene(n) voor wie de rapporten bedoeld is voldoet en nuttig is voor hun besluitvormingsproces en mogelijk een verkeerde beslissing voorkomt.
Over de schrijver drs. Konstantijn Mikes
Oprichter, bedenker en aandeelhouder van Speedbooks rapportagesoftware Konstantijn Mikes (1966) is afgestudeerd econoom. Hij studeerde Economics aan de vooraanstaande Erasmus universiteit te Rotterdam.
Bij Speedbooks is hij onder meer verantwoordelijk voor de inhoudelijke ontwikkeling van de rapportagesoftware, en stuurt hij de interne developpers en de externe ontwikkelaars aan.