Wat is een goede managementrapportage

Een managementrapportage maken doe je in principe voor:

• Topmanagement: De hoogste leidinggevenden binnen een organisatie, zoals de CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer), COO (Chief Operating Officer).

• Raad van bestuur: De Raad van Bestuur of Commissarissen die toezicht houden op de gang van zaken.

• Middenmanagement: Managers die verantwoordelijk zijn voor specifieke afdelingen en/of projecten binnen de organisatie.

• Interne belanghebbenden: Medewerkers binnen de organisatie die betrokken zijn bij strategische planning, uitvoering en monitoring van doelstellingen.

• Externe belanghebbenden: Ter informatie van investeerders, aandeelhouders, regelgevende instanties of partners.

Onderstaand de meest voorkomende algemene KPI's voor managementrapportages. Afhankelijk van de aard van het bedrijf of een afdeling, of het project, de gevraagde rapportagedata door de bedrijfsleiding, komen deze meetbare doelstellingen allemaal of een selectie daarvan vaak voor.

• Omzet en winstgevendheid KPI's: Omzetgroei, Brutowinstmarge, Nettowinstmarge

• Financiële gezondheid KPI's: Liquiditeitsratio's, Solvabiliteitsratio's, Kasstroom

• Operationele efficiëntie KPI's: Kosten-batenanalyse, Operationele kostenratio, Efficiëntie van bedrijfsmiddelen

• Innovatie en groei KPI's: Aantal nieuwe producten/diensten, Groeipercentage

• Personeelsprestaties KPI's: Productiviteit per werknemer, Verloop van werknemers, Kosten per medewerker

• Kwaliteit en operationele prestaties KPI's: Kwaliteitsmetingen, Operationele efficiëntie-indexen

• Marktaandeel en concurrentie KPI's: Marktaandeelberekening, Concurrentieanalyse

• Klanttevredenheid KPI's: Klanttevredenheidsscores, Nieuwe klantenwerving, Klantbehoudspercentage

• Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen KPI's: Milieuprestaties, Sociale verantwoordelijkheid, Duurzaamheidsdoelen

Beperk het rapport tot de essentiële, relevante informatie en de belangrijkste aandachtspunten, een duidelijke structuur en maak daarbij gebruik van grafieken, diagrammen en andere visuele elementen. Grafieken maken trends, verhoudingen en patronen snel herkenbaar.

Geef tenslotte geen uitgebreid verslag maar een bondige toelichting op de behaalde resultaten en prestaties, de oorzaken, eventuele externe bronnen en de mogelijke implicaties voor de organisatie.

Gebruik moderne tools en technologieën, zoals professionele rapportagesoftware, voor gegevensanalyse en het rapporteren, om het proces efficiënter te maken.

Daarmee zorg je ervoor dat een rapport aan de verwachtingen van degene(n) voor wie de rapporten bedoeld is voldoet en nuttig is voor hun besluitvormingsproces en mogelijk een verkeerde beslissing voorkomt.

Met tussentijdse controles op basis van de meest actuele (financiële) data heeft de bedrijfsleiding 'real-time' inzicht in de prestaties van de organisatie, van inefficiënties en niet-renderende activiteiten.

De leiding kan dan snel en proactief reageren op veranderende omstandigheden, trends en kansen, veranderingen in de markt, nieuwe concurrentie of veranderende klantbehoeften.

Ook potentiële risico's zijn vroegtijdig te herkennen, zodat het management met deze tussentijdse informatie maatregelen kan nemen om de impact ervan te verminderen.

Door diverse rapporten met elkaar te vergelijken kunnen organisaties hun processen en strategieën voortdurend verbeteren voor betere resultaten in de toekomst.

Een managementrapportage is een momentopname. Door de data van de rapportage regelmatig, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks te actualiseren, blijft de informatie relevant.

Vraag ook regelmatig feedback aan de ontvangers van de stukken en optimaliseer de vorm en inhoud van de rapportage wanneer er bijvoorbeeld nieuwe, extra of andere KPI-wensen zijn ontstaan.

Managementrapporten dienen ook als een communicatiemiddel binnen de organisatie. Ze helpen bij het verspreiden van belangrijke cijfers en essentiële zaken naar verschillende afdelingen en niveaus van het management.

Het managementrapport is vaak de basis van de volgende vergadering. Omdat de deelnemers al op de hoogte te zijn van de huidige status van verschillende bedrijfsaspecten en de belangrijkste discussiepunten, kan er efficiënt worden vergaderd en besluiten worden genomen.

Managers en zakelijke bestuurders moeten intern verantwoording afleggen aan hoger management, een raad van bestuur of commissarissen, aandeelhouders en andere belanghebbenden. Met een correcte managementrapportage met (uitsluitend) de noodzakelijke relevante informatie kan je aan deze verantwoordingsplicht voldoen.

Verschillende belanghebbenden of zogenaamde stakeholders, zoals investeerders, crediteuren en geldverstrekkers, verwachten via regelmatige rapportages transparantie over de financiën en de prestaties van een organisatie.

Een kwalitatief hoogwaardige managementrapportage heeft een beknopte indeling en een overzicht van wat in het rapport staat. Daardoor kunnen directieleden meteen doorbladeren naar de gewenste informatie, die je kort en krachtig formuleert.

Het moet alleen relevante cijfers en informatie bevatten die direct gerelateerd zijn aan de doelstellingen en strategieën van de organisatie. Onnodige details kunnen afleiden van de belangrijkste punten.

Alle informatie in de rapportage moet accuraat en betrouwbaar zijn. Het gebruik van up-to-date gegevens en nauwkeurige metingen is essentieel om het vertrouwen van de lezers te behouden.

De rapportage moet op tijd en regelmatig (periodiek) beschikbaar zijn, zodat managers de juiste beslissingen kunnen nemen als reactie op actuele gebeurtenissen en mogelijke problemen, maar ook op kansen en trends.

Een goede managementrapportage moet flexibel opgesteld zijn, zodat deze aan te passen is aan veranderende behoeften van het management, bijvoorbeeld door nieuwe KPI's toe te voegen.

Tot slot moet het managementrapport ook toekomstgerichte informatie bevatten, zoals (financiële) prognoses en plannen.