Per kwartaal en elk halfjaar de tussentijdse cijfers opmaken, heeft dat nut of niet

Het stelt organisaties in staat om plannen voor de toekomst, vaak een komend boekjaar, te maken en te onderbouwen.

Het doel van een begroting is om gedurende het boekjaar de financiële stabiliteit te waarborgen en de financiële gezondheid van een bedrijf, onderneming of een organisatie te beheren.

Het begint met het verzamelen van allerhande financiële data. Zoals historische inkomsten en uitgaven, balansinformatie en eventueel een marktonderzoek.

Daarna(ast) stel je duidelijke financiële doelen vast voor de begrotingsperiode aangaande verwachte groei, kosten(besparingen) en winstmaximalisatie.

Om een betrouwbare begroting te kunnen opstellen heb je tenslotte goede prognoses en forecasts nodig om je inzichten, doelstellingen en plannen op te baseren.

Als het nieuwe jaar is begonnen ga je vol enthousiasme van start. Maar net als elk jaar word je geconfronteerd met plotselinge ontwikkelingen, een recessie, een virus, een oorlog… of juist kansen.

Tijdens het jaar bewaak je regelmatig de werkelijke prestaties ten opzichte van de begroting. Tussentijds evalueer je de prestaties door het maken van tussentijdse cijfers en gebruik je deze cijfers en inzichten om de begroting aan te passen, tijdig bijsturen van beleid en doelen.

De (financiële) verwachtingen naar aanleiding van ontwikkelingen binnen je branche, de markt en de algehele economie, lokaal, nationaal en internationaal, zijn in de nabije of verre toekomst vast en zeker in meer of mindere maten van invloed op je onderneming.

In de vorm van bedreigingen of juist kansen, maar hoe dan ook, je wilt op alle mogelijke ontwikkelingen kunnen inspelen.

Alleen zo heb je op de juiste wijze onder controle dat er voldoende geld ‘in de kassa' zit om aan alle lopende verplichtingen te kunnen voldoen en dat je op de lange termijn winst maakt. 

Liquiditeit zorgt ervoor dat een bedrijf dagelijkse operationele kosten kan dekken, zoals lonen, huur, leveranciersbetalingen en nutsvoorzieningen.

Voldoende liquiditeit is essentieel voor de financiële stabiliteit, groei en veerkracht van een bedrijf. Het stelt het bedrijf in staat om soepel te blijven functioneren, risico's te beheren en kansen te benutten, wat bijdraagt aan het lange termijn-succes ervan.

Liquiditeit geeft een bedrijf de flexibiliteit om snel te reageren op veranderende marktomstandigheden. Het kan bijvoorbeeld gemakkelijker investeren in nieuwe projecten, producten ontwikkelen of zich aanpassen aan nieuwe trends.

Het hebben van voldoende liquide middelen wekt vertrouwen bij investeerders, leningverstrekkers en leveranciers. Het toont aan dat het bedrijf financieel stabiel is en in staat is om aan zijn verplichtingen te voldoen.

Tijdens een crisis is er vaak meer aandacht van investeerders, financiële instellingen en andere belanghebbenden voor de cijfers. Maandelijkse financiële rapporten zorgen voor transparantie en vertrouwen, wat cruciaal is om steun te behouden en investeerders gerust te stellen.

In de praktijk maak je dus eigenlijk het hele jaar door de tussenstand van de financiële situatie op in de vorm van tussentijdse cijfers, een maand rapport, een kwartaal- of Q 1,2,3 of 4-rapportage, een halfjaarrapportage of tussentijdse jaarrekening (met tussentijdse winst en verliesrekening) èn uiteindelijk na afloop van het boekjaar natuurlijk de financiële jaarrapportage of jaarrekening (gecontroleerd door een accountant).

Èn pas je naar aanleiding van de actuele cijfers tevens je prognoses aan, zodat je dus continu inzicht hebt in de mogelijke positieve of negatieve consequenties van de stand van zaken en je beleid daarop kunt bijstellen.

Door het regelmatig maken van een actuele liquiditeitsprognose en exploitatiebegroting heb je alles onder controle.

Wanneer er veranderingen optreden in de interne of externe omstandigheden van je bedrijf of onderneming en dus je financiële situatie, zoals een verandering in de marktvraag, nieuwe concurrentie, veranderingen in belastingwetten of wijzigingen in de kosten van grondstoffen, moet je de begroting herzien om deze aan te passen aan de nieuwe realiteit.

Sommige bedrijven hebben te maken met seizoensgebonden schommelingen in de vraag. In dergelijke gevallen moet je de begroting aanpassen om rekening te houden met seizoensinvloeden en ervoor te zorgen dat je voldoende werkkapitaal hebt om deze pieken en dalen op te vangen.

Een financiële forecast heeft meestal betrekking op een kortere termijn, zoals een prognose voor de komende maanden of het komende jaar. Het is vaak gericht op het plannen van operationele activiteiten, budgettering en het beheren van de dagelijkse financiën van een bedrijf.

Een financiële prognose kan een bredere term zijn die een voorspelling van financiële prestaties op middellange tot lange termijn omvat, bijvoorbeeld voor de komende drie tot vijf jaar. Dit kan dienen als een strategisch hulpmiddel voor het beoordelen van groeimogelijkheden, investeringsbeslissingen en algemene bedrijfsplanning.

Ja en nee. Beide zijn financiële planningsinstrumenten die een bedrijf of onderneming gebruikt om toekomstige financiële prestaties te voorspellen, maar er zijn verschillen.

Een prognose is een voorspelling op basis van oude cijfers en verwachtingen en dient juist om de begroting op te baseren.

Een prognose betreft vaak een specifiek onderwerp, de omzet of de winst bijvoorbeeld. Het belangrijkste doel is om inzicht te krijgen in de verwachte toekomstige prestaties, meestal op middellange tot lange termijn (bijvoorbeeld voor de komende drie tot vijf jaar).

De uitkomsten van prognoses worden door een onderneming vaak gebruikt als een strategisch instrument voor het plannen van groei, het beoordelen van investeringsbeslissingen en het formuleren van langetermijnstrategieën.

Het is een gedetailleerde raming of prognose van verwachte inkomsten en uitgaven voor een periode. Aan de hand van prognoses bepaal je in de begroting welke gelden of budgetten er beschikbaar zijn voor de verschillende organisatieonderdelen.

Een budget heeft meestal betrekking op een korte(re) termijn en is gericht op het plannen van operationele activiteiten en het beheren van financiële middelen op die korte termijn.

Een budget is doorgaans gedetailleerder en specifieker, met vastgestelde doelen en uitgavenlimieten voor een specifieke periode. Het is bedoeld om te worden nageleefd en biedt minder ruimte voor wijzigingen in vergelijking met een prognose.

Een budget is over het algemeen dus statisch en taakstellend, maar kan aan de hand van tussentijdse resultaten uiteraard bijgesteld worden.

Halfjaarcijfers geven inzicht in de financiële prestaties en omzet van het bedrijf gedurende de eerste helft van het boekjaar, waardoor belanghebbenden kunnen beoordelen hoe het bedrijf presteert. De cijfers stellen het management in staat om de financiële prestaties te beoordelen en de bedrijfsstrategie en financiële doelstellingen eventueel aan te passen voor de rest van het jaar.

Halfjaarcijfers zijn vaak een (wettelijke) vereiste om aan voorschriften en rapportageverplichtingen te voldoen, zoals die van financiële toezichthouders en beursautoriteiten.

Het biedt ook informatie voor externe besluitvormers, zoals investeerders die overwegen om in het bedrijf te investeren.

Leningverstrekkers, zoals banken of andere financiële instellingen, gebruiken de jaarcijfers om de kredietwaardigheid van een organisatie door hun analisten te laten beoordelen, wanneer een financiering wordt aangevraagd.

De jaarrekening met de jaarcijfers geeft inzicht in de financiële zaken van de onderneming. De jaarrekening bestaat uit belangrijke financiële informatie voor de aandeelhouders, zoals over de winstgevendheid, en dus in de groei van hun investeringen.

De jaarrekening moet aan wettelijke eisen voldoen en worden bekrachtigd door het bestuur van een onderneming. En bij grote(re) organisaties door de aandeelhouders tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (ALV). Na hun akkoord-verklaring is het boekjaar officieel afgesloten.

De jaarrekening deponeren is in Nederland een wettelijke verplichting die (grotere) bedrijven moeten nakomen. De jaarrekeningen moeten elektronisch worden gedeponeerd via de website van de Kamer van Koophandel (KvK) via het online deponeringssysteem genaamd SBR (Standard Business Reporting).

Jaarrekeningen van grote rechtspersonen, met als rechtsvorm naamloze vennootschappen (NV's), rechtsvorm besloten vennootschappen (BV's), grote verenigingen en stichtingen, zijn openbaar, dus voor iedereen beschikbaar bij de Kamer van Koophandel.

De meeste ondernemingen die qua bedrijfsgrootte of omvang worden gezien als "micro-entiteiten" of "klein bedrijf" kunnen ervoor kiezen om hun jaarrekeningen niet openbaar te maken.