Wie Keurt de Jaarrekening Goed en Waarom

Korte introductie over de jaarrekening

De jaarrekening is een financieel verslag dat een overzicht geeft van de financiële situatie en prestaties van een organisatie over een boekjaar. De jaarrekening  bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting op deze cijfers.

Is goedkeuring hetzelfde als vaststellen

Nee, goedkeuring en vaststelling van de jaarrekening zijn niet precies hetzelfde, al worden de termen soms door elkaar gebruikt.

Het bestuur of de raad van commissarissen (indien van toepassing) beoordelen de jaarrekening en keuren deze goed voordat deze wordt voorgelegd aan de aandeelhouders.

Daarna volgt de vaststelling van de jaarrekening door de aandeelhouders tijdens de Algemene Vergadering (AVA), wat wil zeggen dat zij de jaarrekening aannemen als correct. Het bestuur kan daarna de jaarrekening deponeren.

Is goedkeuring altijd verplicht

Nee, goedkeuring van de jaarrekening is niet altijd verplicht, maar het hangt af van de rechtsvorm van de onderneming.

Grote ondernemingen, vaak een NV of een BV moeten hun jaarrekening laten goedkeuren en vaststellen door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

Bij andere rechtsvormen (eenmanszaak, vof, maatschap) is goedkeuring geen formele eis, omdat ze geen aandeelhoudersstructuur hebben. Het bestuur stelt de jaarrekening vast, die daarna vooral dient als intern en fiscaal document.

Waarom is goedkeuring nodig

Goedkeuring door het bestuur of de Raad van Commissarissen zorgt ervoor dat de cijfers gecontroleerd worden en een juist beeld geven van het gevoerde beleid en de financiële situatie van de onderneming.

Goedkeuring waarborgt de betrouwbaarheid van de jaarrekening en helpt bij naleving van wettelijke en bestuurlijke regels.

Zonder goedkeuring kan de jaarrekening niet worden vastgesteld en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, wat kan leiden tot juridische en bestuurlijke problemen.

Hoe gaat goedkeuring in zijn werk in 5 stappen

Stap 1: Het bestuur stelt de jaarrekening op, op basis van de financiële administratie, inclusief de balans, winst- en verliesrekening en de toelichting.

Stap 2: Het bestuur beoordeelt de cijfers en ondertekent de jaarrekening als zij het eens is met de inhoud.

Stap 3: De goedgekeurde jaarrekening wordt voorgelegd aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA).

Stap 4: Na goedkeuring door de aandeelhouders is de jaarrekening officieel vastgesteld.

Stap 5: Daarna moet de jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Waarom het belangrijk is voor (de meeste) ondernemingen

• Een goedgekeurde jaarrekening geeft een betrouwbaar beeld van de financiële situatie van het bedrijf (van een bepaald boekjaar).

• Dit helpt aandeelhouders, investeerders en andere belanghebbenden bij het nemen van beslissingen.

• Banken en investeerders baseren hun financieringsbeslissingen op de goedgekeurde jaarrekening.

• De goedgekeurde cijfers helpen bij het opstellen van de bedrijfsstrategie en begrotingen voor de toekomst.

• Het management kan betere beslissingen nemen op basis van betrouwbare financiële informatie.

Is accountantscontrole verplicht

Voor BV’s, NV’s geldt een controleplicht als zij in twee opeenvolgende boekjaren aan minstens twee van de drie onderstaande criteria voldoen:

1. Balanstotaal van €6 miljoen of meer

2. Netto omzet van €12 miljoen of meer

3. 50 of meer werknemers (gemiddeld per jaar)

Vijf veelgemaakte fouten bij goedkeuring van de jaarrekening

1. Verwarring tussen goedkeuring en vaststelling zorgt ervoor dat de goedkeuring door het bestuur al wordt gezien als de definitieve vaststelling.

2. Na goedkeuring van de opgemaakte jaarrekening door het bestuur (en de Raad van Commissarissen) is het verplicht dat de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) de jaarrekening vaststelt.

3. Als een controleplichtig bedrijf een jaarrekening indient zonder verplichte accountantsverklaring (wettelijke bepaling), kan de deponering worden afgewezen, en belanghebbenden verliezen vertrouwen in de cijfers.

4. De goedkeuring wordt niet correct gedocumenteerd in notulen van elke vergadering of in een aparte verklaring of bestuursbesluit.

5. De deponering van de jaarrekening wordt niet binnen de wettelijke termijn voltooid. Dit kan boetes opleveren en bestuurdersaansprakelijkheid met zich meebrengen.

Mogelijke afkeuring jaarrekening verhelpen

1. Zorg ervoor dat het proces op tijd wordt gestart.

2. Voorkom een onjuiste of onvolledige financiële administratie, dat kan later tot problemen of aansprakelijkheid leiden.

3. Zorg voor een gedegen interne controle en bespreek de cijfers met de accountant of financieel deskundigen en laat een accountantsverklaring opmaken.

4. Het bestuur (en de Raad van Commissarissen) moet de jaarrekening grondig controleren en beoordelen, alvorens deze goed te keuren en door te sturen aan de Aandeelhouders.

5. Plan de goedkeuring door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) ruim binnen de wettelijke deponeringstermijn.

Stappenplan: Hoe wordt de jaarrekening soepel goedgekeurd

STAP 1: Stel een tijdlijn op met duidelijke deadlines voor het opstellen, controleren en goedkeuren van de jaarrekening.

STAP 2: Zorg ervoor dat de financiële administratie correct en up-to-date gedurende het hele boekjaar.

STAP 3: Beantwoord vragen van de accountant snel en volledig om vertragingen te voorkomen.

STAP 4: Voeg een goed leesbare toelichting toe aan de cijfers, zodat belanghebbenden snel inzicht krijgen in de financiële situatie.

STAP 5: Controleer of de jaarrekening voldoet aan de geldende boekhoudregels.

STAP 6: Plan tijdig een vergadering waarin de jaarrekening officieel wordt vastgesteld.

Wat gebeurt er na goedkeuring door Algemene Vergadering

De jaarrekening moet worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (KvK) binnen de wettelijke termijn:

• Grote en middelgrote ondernemingen: binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar.

• Kleine ondernemingen en micro-ondernemingen: binnen 8 dagen na vaststelling, maar uiterlijk 7 maanden na afloop van het boekjaar.

Na deponering is de jaarrekening en dus de financiële situatie van de onderneming openbaar toegankelijk voor alle belanghebbenden en belangstellenden.

TOP 10 hoe Softwareoplossingen het proces efficiënter maken

1. Rapportagesoftware, zoals van Speedbooks, maakt het opstellen, controleren en goedkeuren van de jaarrekening efficiënter door automatisering, integratie en betere inzichten.

2. Financiële gegevens worden automatisch ingeladen, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd.

3. Winst- en verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten worden automatisch gegenereerd.

4. Ingebouwde validaties signaleren onregelmatigheden en inconsistenties, waardoor fouten vroeg worden opgespoord.

5. Jaarrekeningen en tussentijdse rapportages kunnen met één druk op de knop door Speedbooks worden gegenereerd.

6. Visuele dashboards met grafieken en KPI’s maken financiële prestaties in één oogopslag inzichtelijk.

7. Vergelijking met vorige jaren: trends en afwijkingen worden automatisch geanalyseerd.

8. Real-time data, interne belanghebbenden en managers kunnen altijd de meest actuele cijfers inzien en accountants kunnen real-time meekijken en advies geven.

9. De (excel) sjablonen van Speedbooks voldoen aan de (meest recente) vereiste wettelijke normen.

10. De rapportagesoftware biedt veilige directe (SBR) koppelingen met de Kamer van Koophandel voor snelle publicatie.