- Home
- Kennisbank
- Blogs
- Wat is de Termijn voor Deponeren Jaarrekening
Wat is de Termijn voor Deponeren Jaarrekening
Wat is de definitie van een jaarrekening
De jaarrekening is een financieel verslag van een onderneming over een boekjaar. Het bevat de balans, winst- en verliesrekening, en een toelichting, en geeft inzicht in de financiële positie, resultaten en kasstromen. De jaarrekening is essentieel voor verantwoording aan stakeholders en voldoet aan wettelijke en boekhoudkundige eisen.
Wat betekent de jaarrekening deponeren na afloop van het boekjaar
Het deponeren van de jaarrekening na afloop van het boekjaar betekent dat een onderneming haar (door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders) goedgekeurde jaarrekening indient bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Dit is een wettelijke verplichting voor bepaalde rechtsvormen, zoals bv's en nv's, en dient ter informatieverstrekking aan belanghebbenden zoals crediteuren en investeerders.
Is de jaarrekening deponeren verplicht
Deponeren jaarrekening is verplicht voor bepaalde rechtsvormen, zoals:
-
Besloten vennootschap (BV's)
-
Naamloze vennootschap (NV's)
-
Coöperaties en Onderlinge Waarborgmaatschappijen
-
Stichtingen en Verenigingen die als onderneming functioneren of met publiek geld omgaan
De verplichting geldt niet voor Eenmanszaken, VOF's en Maatschappen.
Waarom moet je de jaarrekening verplicht deponeren
Het verplicht deponeren van de opgemaakte jaarrekening dient meerdere doelen:
-
Transparantie: Het biedt inzicht in de financiële situatie van een onderneming, zodat belanghebbenden (zoals leveranciers, klanten, investeerders en banken) weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
-
Verantwoording: Bedrijven tonen aan dat ze voldoen aan wettelijke verplichtingen en verantwoord omgaan met financiën.
-
Bescherming van derden: Het helpt externe partijen risico’s te beoordelen, bijvoorbeeld voordat ze krediet verstrekken of zakelijke relaties aangaan.
-
Controle en toezicht: Overheidsinstanties en toezichthouders kunnen naleving van regels en wetten controleren.
Wat zijn de wettelijke verplichtingen bij deponeren jaarrekening
-
De jaarrekening moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar worden opgesteld.
-
De jaarrekening moet voldoen aan de wettelijke vereisten voor de boekhouding en verslaglegging.
-
De opgemaakte jaarrekening moet in elk geval bestaan uit:
-
Balans (overzicht van activa en passiva)
-
Verlies - en winstrekening (resultaten over het boekjaar)
-
Kasstroomoverzicht (overzicht van alle in- en uitgaande geldstromen)
-
Toelichting (verklaring van de cijfers)
-
-
De jaarrekening moet ondertekend worden door de bestuurders en goedgekeurd worden door de algemene vergadering van aandeelhouders.
-
Voor publicatie door het bestuur van een vastgestelde of een niet vastgestelde jaarrekening geldt een termijn van maximaal twaalf maanden na afloop boekjaar.
-
Voor een (nog niet vastgestelde) jaarrekening is de uiterste publicatiedatum altijd 31 december.
-
Normaliter moet het vaststellen van de jaarrekening door de ALV binnen twee maanden gebeuren.
-
Na goedkeuring moet de jaarrekening binnen acht dagen gedeponeerd worden bij de KvK.
Lees hier meer over de jaarrekening en bekijk een voorbeeld >>
Termijn deponeren jaarrekening is vijf maanden, waarom
De deponeringstermijn voor de jaarrekening is een wettelijke bepaling en inderdaad vijf maanden na afloop van het boekjaar. Die geruime tijd van vijf maanden na afloop wordt gehanteerd, zodat er voldoende tijd is voor bedrijven om hun jaarrekening op te stellen en goed te (laten) keuren.
Bij bijzondere omstandigheden, bij hoge uitzondering en goed gefundeerd bestaat de mogelijkheid tot maximaal uitstel van zes maanden.
De wet bepaalt dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft uitgevoerd als de bestuurder niet tijdig deponeert.
6 Stappen voor de jaarrekening op tijd deponeren
Stap 1. Zorg ervoor dat alle financiële gegevens van het boekjaar volledig en correct zijn ingevoerd. Denk aan inkomsten, uitgaven, balansgegevens en overige relevante transacties.
Stap 2. Stel de jaarrekening op, de balans, verlies- en winstrekening, het kasstroomoverzicht voorzien van een toelichting.
Stap 3. Controleer dat de jaarrekening voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ).
Stap 4. Laat de opgestelde jaarrekening controleren door een gecertificeerde accountant en laat de jaarrekening ondertekenen door het bestuur.
Stap 5. Presenteer de jaarrekening binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar ter goedkeuring aan de (Algemene Vergadering van) Aandeelhouders.
Stap 6. Zie erop toe dat het vaststellen van de jaarrekening door de ALV binnen de wettelijke termijn van twee maanden gebeurt.
5 Tips voor het voorkomen van vertragingen
Tip 1. Houd de boekhouding actueel. Dit scheelt enorm veel tijd bij het verzamelen van alle dat voor het opstellen van de jaarrekening.
Tip 2. Wees op de hoogte van alle wettelijke termijnen en eisen die er voor jouw bedrijf aan de orde zijn en pas ze toe. Maak een gedetailleerd stappenplan voor het opstellen, controleren, en goedkeuren van de jaarrekening.
Tip 3. Start direct na afloop van het boekjaar met het verzamelen van financiële gegevens, stel deadlines en begin daarna direct met het opstellen van de jaarrekening.
Tip 4. Gebruik financiële rapportagesoftware om processen te automatiseren en fouten te minimaliseren en om mee te communiceren met je accountant.
Tip 5. Betrek een door de AFM gecertificeerde accountant bij het proces of laat deze de jaarrekening opstellen.. En wacht hier niet te lang mee, zodat hij of zij tijdig kan beginnen met de controle.
Wat is een vastgestelde jaarrekening en hoe werkt dat
Het is de definitieve versie van de jaarrekening, nadat deze is opgesteld en ondertekend door het bestuur, gecontroleerd door een accountant en formeel goedgekeurd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA).
Een vastgestelde jaarrekening wordt beschouwd als het officiële financiële verslag van de onderneming over het betreffende boekjaar en moet enkele dagen na vaststelling, maximaal binnen acht dagen gedeponeerd worden.
Hoe gaat het deponeren van de jaarrekening in zijn werk
Nadat de bestuurders en commissarissen de jaarrekening, na bespreking van de cijfers en eventuele vragen van de AVA (Algemene Vergadering van Aandeelhouders), hebben laten goedkeuren en vastgesteld, moet de jaarrekening binnen de uiterste termijn van acht dagen worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
Deponeren gaat via een digitaal loket bij de Kamer van Koophandel via het zogenaamde SBR-proces: Standard Business Reporting).
Wat is SBR
Het is een gestandaardiseerde manier van elektronisch rapporteren van financiële en administratieve gegevens. Het maakt gebruik van vaste datastandaarden, zoals de Nederlandse Taxonomie (NT) om gegevens in een uniform formaat te rapporteren.
SBR wordt gebruikt door bedrijven, accountants, banken, en overheidsinstanties, zoals de KvK, om gegevens efficiënter en betrouwbaarder uit te wisselen.
SBR helpt bedrijven om tijd en kosten te besparen door rapportageprocessen te digitaliseren en te automatiseren. Het wordt vaak ondersteund door boekhoud- en financiële rapportagesoftware.
Is niet tijdig deponeren een economisch delict
Het tijdig deponeren van de jaarrekening is bedoeld om financiële transparantie en eerlijke concurrentie te waarborgen.
Volgens de Wet op de Economische Delicten (WED) is het niet (tijdig) inleveren van de jaarrekening een delict, omdat het vertrouwen in het handelsverkeer wordt geschaad.
4 Voorbeelden van sancties, boetes en gevolgen
De onderneming kan een bestuurlijke of strafrechtelijke (financiële) aanzienlijke boete opgelegd krijgen door de overheid.
Bestuurders kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor schulden van de onderneming, als de jaarrekening niet (tijdig) is ingeleverd, als zijnde 'onbehoorlijk bestuur'.
In ernstige gevallen kan zelfs strafrechtelijke vervolging plaatsvinden, bijvoorbeeld bij het (wettelijke) vermoeden van fraude of ander strafbaar feit, opzet bij een faillissement of bij herhaaldelijke nalatigheid.
Het niet voldoen aan de deponeringsplicht kan leiden tot verlies van vertrouwen bij zakenpartners, investeerders en andere belanghebbenden.
Wie heeft belang bij de gedeponeerde jaarrekening
Na het deponeren van de jaarrekening is deze openbaar en dus publiekelijk toegankelijk. Dat wil zeggen dat iedereen de jaarrekening kan inzien via de Kamer van Koophandel.
De gedeponeerde jaarrekening is van belang voor verschillende partijen, omdat deze financiële informatie biedt over de prestaties en gezondheid van een onderneming.
De jaarrekening speelt dus een centrale rol in het waarborgen van transparantie en vertrouwen in de zakelijke wereld. Het belang verschilt per stakeholder, afhankelijk van hun relatie met het bedrijf.
De 8 belangrijkste belanghebbenden bij gedeponeerde jaarrekening
1. Aandeelhouders (tevens bestuurders) en investeerders willen inzicht krijgen in de financiële positie, winstgevendheid, en stabiliteit van de onderneming om te beoordelen of hun investering veilig is en potentieel rendement oplevert.
2. Kredietverstrekkers en banken gebruiken de jaarrekening om de kredietwaardigheid van een bedrijf te beoordelen voordat zij leningen verstrekken.
3. Leveranciers en zakenpartners willen weten of het bedrijf financieel stabiel is en in staat is aan betalingsverplichtingen te voldoen.
4. Werknemers willen zekerheid over de continuïteit van het bedrijf en hun baan.
5. De Belastingdienst gebruikt de jaarrekening om te controleren of de juiste belastingen zijn aangegeven en betaald.
6. Concurrenten kunnen een gedeponeerde jaarrekening gebruiken om de marktpositie en prestaties van een bedrijf te analyseren.
7. Potentiële kopers of overnamekandidaten biedt de jaarrekening cruciale informatie over de waarde van het bedrijf.
8. Overige (financiële) toezichthouders, zoals bijvoorbeeld de AFM (Autoriteit Financiële Markten) kunnen jaarrekeningen gebruiken om naleving van wet- en regelgeving te controleren.
Helpt rapportagesoftware bij het deponeren van de jaarrekening
Het gebruik van professionele financiële rapportage software maakt het proces efficiënter, nauwkeuriger en minder tijdrovend.
Rapportagesoftware zoals van Speedbooks, is een waardevolle investering voor bedrijven die hun jaarrekening efficiënter en zonder vertraging willen deponeren.
Samenvatting van de belangrijkste punten
-
Een jaarrekening is een financieel verslag bestaande uit balans, winst- en verliesrekening, en toelichting.
-
Bepaalde rechtsvormen (zoals bv’s en nv’s) zijn wettelijk verplicht de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel, binnen vijf maanden na het boekjaar. Bij bijzondere omstandigheden kan maximaal 6 maanden uitstel gekregen worden.
-
Deponeren bevordert transparantie, verantwoording, bescherming van derden en vertrouwen in het handelsverkeer.
-
Niet tijdig deponeren van de vastgestelde jaarrekening bij de KvK is een economisch delict en kan leiden tot boetes, bestuurdersaansprakelijkheid en strafrechtelijke vervolging.
-
Rapportagesoftware versnelt en vereenvoudigt het proces door automatisering, foutreductie, ondersteuning van SBR-format, en tijdsbesparing.
Top 3 Voordelen van Speedbooks bij het deponeren
Voordeel 1. Speedbooks kan financiële gegevens automatisch verzamelen en consolideren en maakt het delen van gegevens en documenten met accountants of andere betrokkenen eenvoudiger.
Voordeel 2. Door de geautomatiseerde processen en gestandaardiseerde sjablonen van Speedbooks die aan de wettelijke vereisten voldoen, bespaart de software tijd, waardoor deadlines makkelijker worden gehaald.
Voordeel 3. Speedbooks ondersteunt en genereert direct een bestand volgens het Standard Business Reporting (SBR)-format, dat vereist is voor de digitale deponering bij de Kamer van Koophandel.
Over de schrijver drs. Konstantijn Mikes
Oprichter, bedenker en aandeelhouder van Speedbooks rapportagesoftware Konstantijn Mikes (1966) is afgestudeerd econoom. Hij studeerde Economics aan de vooraanstaande Erasmus universiteit te Rotterdam.
Bij Speedbooks is hij onder meer verantwoordelijk voor de inhoudelijke ontwikkeling van de rapportagesoftware, en stuurt hij de interne developpers en de externe ontwikkelaars aan.
